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Lohnabrechnung und Lohnausweis – zwei Themen, welche in ihrer Vielfalt unterschätzt werden

15.11.2022

Am Feusi Bildungszentrum setzen wir in den Lehrgängen Sachbearbeiter/-in Personalwesen VSK und HR-Assistent/-in HRSE den Fokus auf inhaltliche und methodische Konzepte, welche die HR-Kompetenzen nachhaltig stärken.

Eine Frau arbeitet mit dem Taschenrechner.
 
 

Motivation

Sowohl in meiner Zeit als angestellter Finanz- und Personalchef, als auch aktuell mit der eigenen Firma als externer Berater und Interim-Personalchef fällt mir immer wieder auf, wie viele Fehler im Payroll-Bereich gemacht werden. Dies kann zu Reputationsschäden, erheblichen Risiken und Verlusten für die Arbeitgeber führen. Zudem muss auch mit strafrechtlichen Folgen gerechnet werden. Bei jeder Firma, für welche ich tätig wurde, gab es verschiedenste Themenbereiche zu prüfen und zu korrigieren. Das war schlussendlich meine Motivation, beim Feusi Bildungszentrum in diesem Lehrgang zu unterrichten – damit können die von mir festgestellten Probleme gleich bei der Quelle angesprochen und die Studierenden sensibilisiert werden. Sie profitieren von der aktuellen Praxis und Theorie und sind in der Lage, künftig solche Fehler zu vermeiden.

Massiv unterschätztes Thema

Einfache Monatslohnabrechnungen und sehr komplexe Lohnabrechnungen Das Arbeitsumfeld wird immer individueller – somit steigt auch das Bedürfnis nach individuellen Lohnkomponenten. Wir denken, dass wir genau wissen, welche davon AHV-pflichtig oder auf den Lohnausweis gehören. Wussten Sie, dass die AHV dafür eine Wegleitung mit 127 Seiten und die Steuerverwaltung eine solche über 20 Seiten veröffentlichten? Verschiedene Prüfungsfragen lassen sich nur mit diesen Wegleitungen lösen. Zum Glück haben nun beide Prüfungsorganisationen, der VSK und die HRSE endlich «open-book» zugelassen – die Studierenden können nun die wichtigsten Unterlagen mit an die Prüfung nehmen. Trotzdem ist es nicht einfach, in der Hektik gleich die richtige Randziffer zu finden. Aus dem Umfang dieser Wegleitungen können Sie ableiten, dass in der Fragestellung, ob pflichtig oder nicht, viel mehr dahintersteckt, als man sich jemals vorstellen könnte. Anders dann in der Praxis: unkorrekte AHV-Abrechnungen können für den Arbeitgeber bei Kontrollen zu erheblichen Aufrechnungen führen. Der Lohnausweis gilt als Urkunde. Ist dieser unvollständig, kann dies als Urkundenfälschung und Beihilfe zur Steuerhinterziehung geahndet werden, was mit Busse und Gefängnis bestraft werden kann.

Gesamtwirtschaftlicher Nutzen

Welchen Nutzen haben die Studierenden?
Nebst dem theoretischen und praktischen Wissenstransfer lernen die Studierenden auch die «Mechanik» der Lohnabrechnung kennen: die Lohnarten. Dort sind alle wichtigen Steuerungen hinterlegt, welche es für die Lohnabrechnung, für die Verbuchung und für die Erstellung des Lohnausweises braucht. Es ist immer wieder erstaunlich, dass bei einfachen Sachen wie die Anpassung des AHV-Beitragssatzes gleich der Software-Lieferant angerufen wird. Die Studierenden werden auf obige Themen sensibilisiert. Zudem müssen sie die Personalversicherungs-Verträge kennen. Oft gibt es beispielsweise bei der Krankentaggeld-Versicherung einen versicherten Höchstlohn. Dieser muss in der Lohnartensteuerung hinterlegt sein, so werden auch auf den Lohnbestandteilen, die diesen Höchstlohn überschreiten, als Prämie abgerechnet. Der Mitarbeiter und der Arbeitgeber bezahlen zu viel. Weiter gibt es Besonderheiten beim Stundenlohn zu beachten. So darf der prozentual berechnete Ferienlohn nur bei unregelmässiger Tätigkeit ausbezahlt werden. Die Arbeitsgerichte sehen den Begriff «regelmässig» immer enger, so dass die Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden das Feriengeld nochmals bezahlen müssen.

Welchen Nutzen haben die Arbeitgeber?
Die Arbeitgeber können über die Studierenden ebenfalls sensibilisiert werden. Sie können aktiv darauf hinarbeiten, dass die Abrechnungen weniger komplex werden. Beispielsweise könnte der Jahreslohn 12x im Jahr ausbezahlt werden, anstelle 13x. Einige Firmen zahlen den 13. Monatslohn sogar quartalsweise aus. Solche Regelungen führen zu unnötiger Komplexität, Fehlern und zu einem unnötigen Verwaltungsaufwand. Bevor die Arbeitgeber etwas Neues einführen, sollen sie sich mit der Lohnbuchhaltung austauschen, damit die AHV- und steuerrechtlichen Vorgaben geprüft werden können. Schlussendlich sollen sich die Arbeitgeber daranhalten, so dass ihre Mitarbeitenden im Lohn nicht zu falsch ausgestellten Lohnausweisen genötigt werden. Für solche Fälle habe ich den Studierenden empfohlen, um sich nicht selber strafbar zu machen, die entsprechenden Lohnausweise nicht zu drucken.

Wie Sie sehen, kann die Lohnabrechnung und die Erstellung des Lohnausweises hohe Anforderungen an die Mitarbeitenden stellen, was diese Arbeit abwechslungsreich und spannend macht. Der Arbeitgeber kann durch sein Verhalten die Komplexität vermindern, was zu weniger Blindleistung führt.

Ich wünsche allen bisherigen und künftigen Studierenden in diesem Lehrgang ein gutes Gelingen in ihrer praktischen Tätigkeit und bin überzeugt, in diesem Thema zu einer Qualitätsverbesserung beitragen zu können.

 
 

Autor: Franz Rommel, dipl. Kaufmann HKG, dipl. Controller SIB, Dozent in der Weiterbildung


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